เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลของรัฐบาลกลางกล่าวว่าหน่วยงานสามารถทำอะไรได้มากกว่านี้เพื่อเสริมสร้าง “กระดูกสันหลังของรัฐบาลเปิด”เมื่อเร็ว ๆ นี้ National Archives and Records Administration ได้เผยแพร่รายงานการจัดการระเบียนของหน่วยงานรัฐบาลกลาง ซึ่งรวมถึงรายงานเกี่ยวกับวิธีการจัดการอีเมลของหน่วยงานต่างๆ เป็นครั้งแรก“ปีนี้เราได้เพิ่มรายงานการจัดการอีเมลลงในข้อกำหนดการรายงานประจำปีของเรา เพื่อช่วยให้เราเรียนรู้ว่าเอเจนซี่ประสบความสำเร็จเพียงใดในการบรรลุเป้าหมายดังกล่าว” ลอเรนซ์ บรูเออร์ หัวหน้าเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลของรัฐบาลกลางกล่าว “โดยรวม ณ จุดนี้ ผลลัพธ์มีแนว
โน้มเป็นบวก หน่วยงานส่วนใหญ่ได้ดำเนินการแล้ว
แต่ก็ยังมีหนทางที่ต้องดำเนินการในหลายๆ ด้าน รวมถึงการประกาศใช้นโยบาย การนำระบบไปใช้ และที่สำคัญสำหรับ NARA คือ การถ่ายโอนอีเมลไปยังหน่วยงานของเราเพื่อเก็บรักษาอย่างถาวร”
บันทึกอีเมลเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกช่วยจำปี 2554 ที่ลงนามโดยประธานาธิบดีบารัค โอบามา เกี่ยวกับการจัดการบันทึกของรัฐบาล
ข้อมูลเชิงลึกโดย Carahsoft: เอเจนซีจะบรรลุประสบการณ์ลูกค้าที่ยอดเยี่ยมด้วยความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ได้รับการปรับปรุงได้อย่างไร ในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บสุดพิเศษนี้ Jason Miller ผู้ดำเนินรายการจะหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบคลาวด์และกลยุทธ์การจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึงกับหน่วยงานและผู้นำในอุตสาหกรรม
บันทึกอีกฉบับที่ออกในปีต่อมา กำกับหน่วยงานภายในวันที่ 31 ธันวาคม 2016 เพื่อ “จัดการบันทึกอีเมล
ทั้งหมดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์”
“บันทึกอีเมลต้องถูกเก็บไว้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมซึ่งสนับสนุนการจัดการบันทึกและข้อกำหนดในการดำเนินคดี (ซึ่งอาจรวมถึงรูปแบบการเก็บรักษาในสถานที่) รวมถึงความสามารถในการระบุ เรียกค้น และเก็บรักษาบันทึกได้นานเท่าที่จำเป็น” บันทึกระบุไว้ “ตั้งแต่หนึ่งปีหลังจากการออกคำสั่งนี้ แต่ละหน่วยงานจะต้องรายงานประจำปีต่อ [the Office of Management and Budget] และ NARA ถึงสถานะของความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายนี้”
คำถามและคำตอบ
เอเจนซีตอบคำถาม 4 ข้อเมื่อรายงานการจัดการอีเมล คำถามเหล่านั้นรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งานและการเรียกค้นอีเมล การกำหนดตารางการเก็บรักษา การจัดหมวดหมู่อีเมล และสถานะทั่วไปของนโยบายอีเมลของหน่วยงาน
จำนวนคะแนนสูงสุดสำหรับคำถามสี่ข้อนี้คือ 16
ตัวอย่างเช่น NARA ได้คะแนน 16 เต็ม 16 คะแนน เนื่องจากตามข้อมูลของเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล อีเมลสามารถเรียกค้นได้ง่ายและครบถ้วนสำหรับคำขอ และพนักงานได้รับการฝึกอบรมให้จัดการอีเมล
เอเจนซียังได้รับคะแนนแบบจำลองวุฒิภาวะซึ่งอิงตามระดับคะแนน 0-4 ซึ่งพิจารณาว่าเอเจนซีมีความเสี่ยงต่ำ ปานกลาง หรือสูงสำหรับการจัดการอีเมลที่ไม่มีประสิทธิภาพ
